El Kanban se ha convertido en una de las metodologías más populares en entornos de trabajo que buscan agilidad. Su promesa de mejorar la eficiencia, la transparencia y la gestión del flujo de trabajo ha seducido a equipos de todos los sectores. Sin embargo, su adopción en muchas organizaciones ha derivado en un exceso de tableros coloridos, con filas interminables de tarjetas adhesivas que lejos de facilitar el trabajo, generan confusión y burocracia visual.
El problema del «Kanban de escaparate»
Muchas empresas han abrazado Kanban de manera superficial, limitándose a la implementación de tableros llenos de post-its o su equivalente digital. Sin embargo, más pegatinas no significan más productividad. La verdadera esencia de Kanban no radica en llenar columnas con tareas, sino en gestionar de manera efectiva el flujo de trabajo, reduciendo cuellos de botella y optimizando el rendimiento del equipo.
El «Kanban de escaparate» es aquel donde se invierte tiempo en la organización estética del tablero, en categorizar tarjetas con colores llamativos, pero sin abordar los problemas reales de capacidad, priorización o eliminación de desperdicio. Como resultado, se convierte en una herramienta de gestión pasiva más que en una solución dinámica para la mejora continua.
Límites del trabajo en curso: El corazón de Kanban
Uno de los principios fundamentales de Kanban es la limitación del trabajo en curso (WIP, por sus siglas en inglés). Sin un control real del WIP, un equipo puede verse abrumado con demasiadas tareas en paralelo, lo que ralentiza el flujo y genera bloqueos innecesarios. Si un tablero Kanban solo se usa para visualizar el trabajo, pero no para restringirlo y optimizarlo, su impacto en la productividad es mínimo.
Visualización sin acción: Una pérdida de tiempo
Otro error frecuente es pensar que simplemente visualizar el trabajo en un tablero es suficiente para mejorar la eficiencia. La visualización es un medio, no un fin. Kanban debe ir acompañado de revisiones constantes, de ajustes en los flujos y de toma de decisiones basada en datos. Si un equipo se limita a mover tarjetas de «pendiente» a «en curso» y de ahí a «terminado», pero sin aprender de los cuellos de botella o mejorar sus tiempos de ciclo, el tablero se convierte en un mero mural decorativo.
Kanban bien hecho: Menos colores, más impacto
Para que Kanban realmente aporte valor, es necesario:
- Limitar el WIP: Reducir la cantidad de tareas en curso para evitar bloqueos y mejorar la entrega continua.
- Medir y ajustar: Usar datos reales para mejorar los tiempos de ciclo y la eficiencia del flujo de trabajo.
- Enfocarse en la mejora continua: No basta con visualizar tareas; se debe actuar sobre los problemas detectados.
- Evitar la burocracia visual: Un tablero Kanban debe ser una herramienta funcional, no un exceso de color sin significado.
La próxima vez que veas un tablero Kanban sobrecargado de tarjetas, pregúntate: ¿esto está ayudando al equipo a trabajar mejor o solo es ruido visual? La verdadera productividad en Kanban no se mide por la cantidad de pegatinas, sino por la eficacia con la que fluye el trabajo.
